Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO für Externe

Teil A: Informationen zur Teilnahme an temporären Online-Meetings via Microsoft Teams (nachfolgend: „Teams“).

Verantwortlicher

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Teams“ ist das Unternehmen verantwortlich, das in der E-Mail-Signatur zu Ihrer Einladungs-E-Mail aufgeführt ist. Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Teams“ des US-Anbieters Microsoft Corporation. Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Nehmen Sie an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Gastgeber bzw. Host einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann einen Benutzernamen angeben. Als Teilnehmer können Sie an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne die Teams-App zu installieren. Je nach Online-Meeting können weitere Angaben zu Ihrer Person erhoben werden, z. B. Vor- und Nachname sowie E Mail-Adresse. Im Rahmen des Online-Meetings werden zudem folgende Daten verarbeitet: Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings); Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergaben) sowie Verbindungsdaten (z. B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon und Lautsprecher oder Art der Verbindung).

Daneben erhebt „Teams“ Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z. B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon und Lautsprecher oder Art der Verbindung. Die Bereitstellung der vorgenannten Daten ist zur Anmeldung und Teilnahme in „Teams“-Meetings erforderlich. Ohne Bereitstellung ist eine Teilnahme nicht möglich. Es steht Ihnen darüber hinaus frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein- und aus- bzw. stummschalten. Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfragefunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon sowie von der Kamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn von Online-Meetings sind Ihr Kamerabild und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet. Wenn in Meetings die automatische Transkription aktiviert wird, erhalten Sie eine systemseitige Benachrichtigung und die Option, der Transkription zu widersprechen. Sie können auch jederzeit das Meeting verlassen oder anregen, die Transkription zu beenden. Die Transkription erfasst per Spracherkennung alle Redebeiträge im Meeting und fasst diese in einem Gesprächsprotokoll zusammen. Das Transkript erhalten der Veranstalter des Meetings und die Sprecher. Als Sprecher gilt jede Person, die im Teams-Meeting einen Redebeitrag leistet. Diese Teilnehmer haben 30 Tage lang Zugriff auf das Transkript, danach wird es bei Teams gelöscht. Zusätzlich werden bei Nutzung ergänzender Dienste personenbezogene Daten wie folgt verarbeitet:

Microsoft Exchange und Outlook: Inhalte, Anhänge und Metadaten von E-Mails

Microsoft Purview: Inhalts- und Metadaten zur Klassifizierung und Verwaltung von Daten

Microsoft Forms: Antworten, Metadaten und ggf. Kontaktdaten aus Formularnutzung 1/3

Microsoft Graph: Kommunikations- und Nutzungsdaten zur Unterstützung von M365-Funktionen

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Teams“ finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/. Unabhängig von den genutzten Diensten wird zur Gewährleistung der IT-Sicherheit der Microsoft Cloud und zur Nachverfolgung von missbräuchlichen Aktivitäten und IT-Angriffen erfolgt eine Protokollierung u.a. von Datenzugriffen und Anmeldungen in Log-Files. Hierzu können ebenfalls Standortinformationen zählen, sofern diese durch Geräte- oder Netzwerkdaten abgeleitet werden. Die Log-Files sind ausschließlich den Administratoren zugänglich und werden nur für die hier genannten Zwecke verarbeitet. 

Teil B: Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen. Sofern die Datenverarbeitung nicht zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Erbringung der von uns geschuldeten Dienstleistung gegenüber einem Dritten, der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, dem Schutz unserer Systeme sowie der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Ermöglichung von Kommunikation. Das berechtigte Interesse an einer etwaigen automatischen Transkription liegt in einer effizienten Protokollierung von Besprechungsergebnissen. Sofern Sie bei der Nutzung von Teams darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Speicherdauer Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Im Übrigen gelten folgende Speicher- bzw. Löschfristen: Alle Benutzerkontodaten sowie ggf. Mail-Postfächer und Daten in OneDrive werden grundsätzlich nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht. Verwenden Sie ein eigenes Microsoft-Konto, wird die Verknüpfung mit unseren Cloud-Diensten aufgehoben, wenn die Bereitstellung des Dienstes beendet wird. Gespeicherte technische Protokolle/technische Diagnoseinformationen werden regulär nach 30 Tagen gelöscht. Alle Informationen, Nachrichten und Medien, die in einem Besprechungs-Chat auch während eines Online Meetings ausgetauscht werden, werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht. Audio- und Videoinhalte werden nicht gespeichert. Bei der automatischen Transkription steht das Transkript dem Veranstalter und den Sprechern 30 Tage zur Verfügung und wird dann gelöscht. Empfänger Ihrer Daten Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. 2/3 Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützen uns die Microsoft Ireland Operations Ltd und die Microsoft Corporation als Dienstleister und (Unter-)Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO streng weisungsgebunden. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch in Drittländern außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. Im Hinblick auf diese Datentransfers liegt ein EU-Angemessenheitsbeschluss in Form der Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework vor.

Zusätzlich kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO durch die Verwendung von EU Standarddatenschutzklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen angenommen werden. Ihre Datenschutzrechte Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wenn Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO verarbeitet werden. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bitte richten Sie Ihren Widerruf bzw. Widerspruch an: axro@axro.de Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz nord GmbH) erreichen Sie über office@datenschutz-nord.de Bitte geben Sie bei Anfragen an unseren Datenschutzbeauftragten den oben genannten Verantwortlichen an. 3/3